Modul am Verbund
Athena
Die Dokumentenablage der Schule
Formulare, Protokolle, Schulordnungen und Vorlagen an einer Stelle — mit Freigaben je Rolle, Person oder Gruppe und einem Änderungsprotokoll, das jede Löschung überlebt.
Setzt ZEUS voraus — Klassen, Konten und Rollen kommen von dort.
Wofür
Eine Schule hat Formulare, Vorlagen, Protokolle, Schulordnungen, Konzepte und Schreiben. Heute liegen sie in Mailanhängen, auf einem Netzlaufwerk, das von zu Hause nicht erreichbar ist, und in dreizehn Fassungen. Athena legt sie an eine Stelle, gibt jedem genau das frei, was er braucht, und führt Buch darüber, wer wann was geändert hat.
Der Ablauf
- Die Schulleitung legt die Verzeichnisstruktur an und vergibt Freigaben.
- Sekretariat und benannte Lehrkräfte legen Dokumente ab.
- Das Kollegium findet und öffnet sie im Browser — ohne VPN und ohne Netzlaufwerk.
- Jede Änderung, Ersetzung und Löschung steht mit Namen im Protokoll.
Das Besondere
- Freigaben an eine Rolle („alle Lehrkräfte"), an einzelne Personen oder an eine schuleigene Gruppe — „Fachschaft Deutsch", „Steuergruppe", „Personalrat"
- Die Vererbung an Unterverzeichnisse lässt sich abschalten
- Der Durchgangsordner: ist ein Verzeichnis selbst nicht freigegeben, aber ein Unterverzeichnis darin, erscheint es als betretbarer Durchgang ohne Inhalt
- Suche über Name, Beschreibung und Schlagworte
- PDFs und Bilder öffnen direkt im Browser
- Wer ablegen darf, wird benannt — die Schulleitung kann einzelne Lehrkräfte zur Dokumentenverwaltung ernennen
Was das im Alltag bedeutet
- Das Änderungsprotokoll überlebt die Löschung: auch für ein entferntes Dokument bleibt nachvollziehbar, wer es wann hochgeladen, ersetzt und gelöscht hat
- Sicherheit an der Datei selbst: die Dokumente liegen außerhalb des Webverzeichnisses, die Dateiendung wird nicht geglaubt, sondern der Inhalt geprüft, ausführbare Formate sind gar nicht erst erlaubt
- Am Schuljahresende passiert nichts — und das Programm sagt es auch: Dienstanweisungen laufen nicht ab
- Wer schreiben darf, sieht allerdings auch alles. Das steht offen dabei, nicht im Kleingedruckten.
Wer damit arbeitet
Das ganze Kollegium liest; Sekretariat und benannte Personen legen ab; die Schulleitung vergibt Freigaben, pflegt Gruppen und ernennt.
Einsatz im Schuljahr
Dauerhaft — als die Stelle, an der die Schule ihre Unterlagen führt.
Athena für Ihre Schule
- Auf Anfrage — setzt ZEUS voraus
Wir klären mit Ihnen Umfang, Einführung und technische Voraussetzungen — und sagen auch, wenn etwas nicht passt.
Weitere Programme für die Schule
- ZEUS — Die gemeinsame Verwaltung und das Lehrerportal
- Eule — Das Projektformat „Zeig, was du kannst!"
- Abstimmung — Elternumfragen, Rückmeldegespräche und Elternsprechtag
- Zeugnis — Halbjahresinformationen und Jahreszeugnisse der Realschule Baden-Württemberg
- Praktikum — Das Betriebspraktikum organisieren
- Podcast — Aufnahmestudio im Browser und Hörbereich für die Klasse
- Olymp — Mathematik üben, spielen und messen
- Schulanmeldungen — Digitale Anmeldung zur Einschulung